Lập kinh phí cho một sự kiện thế nào?

Một yếu tố quan trọng khác là “Đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện”. Một event luôn có thể phát sinh những việc chúng ta không lường trước được. Vì vậy, khoản dự phòng

Lập kế hoạch dự trù cho một sự kiện – đặc biệt là những sự kiện lớn và dài ngày – có thể rất khó khăn. Làm thế nào để mọi thứ đều hoàn hảo từ những quyết định quan trọng tới các chi tiết nhỏ nhất?

Đối với tổ chức sự kiện, dự trù kinh phí là một khâu quan trọng nhưng khá khó nếu bạn chưa có kinh nghiệm nhiều.
Để thiếu sót các hạng mục, có thể bạn sẽ không đủ ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chu đáo và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Người làm sự kiện chuyên nghiệp phải biết cách dự trù ngân sách tối thiểu cần có cũng như thu xếp đủ chi phí thiếu hụt đáp ứng các khoản phát sinh. Dù event ở bất kì quy mô nào thì việc thiết lập ngân sách dự trù và chi tiêu trong ngân sách đã định đó đều cần thiết và không thể bỏ qua.

Nghiên cứu kỹ Proposal trước khi lập dự trù chi phí

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết cách dự trù ngân sách tối thiểu cần có cũng như thu xếp đủ khoản ngân sách thiếu hụt đáp ứng chi phí phát sinh. Dù tổ chức sự kiện ở bất kì quy mô nào thì việc chi tiêu trong một khoản ngân sách định trước là rất cần thiết và không thể bỏ qua được.

Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện, để biết chúng ta cần gì cho những tiết mục đó. Nếu bạn chủ quan không đọc kỹ lưỡng, rất có thể vô tình bỏ qua một vài hạng mục quan trọng và kết quả là chúng ta không có ngân sách cho khoản này.

LIỆT KÊ TẤT CẢ CÁC HẠNG MỤC
Bước kế tiếp, người làm sự kiện phải liệt kê đầy đủ danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho việc tổ chức về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình sự kiện và nội dung của nó mà các hạng mục sẽ được định ra sao cho phù hợp. Thông thường, bảng ngân sách cho một sự kiện thường có các khoản mục sau:

Event Đơn giá Số lượng Tổng cộng
1. Chi phí Design
Thư mời
Thiết kế sân khấu
Welcome banner
Bandrol (1m2x6m)
Poster
Tờ rơi
2. Chi phí in ấn
Invitations
Backdrop (50.000/m2)
Welcome banner (1m x 5m)
Bandrol (1m2x6m)
Poster
Tài liệu hội thảo
3. Tiền thuê hội trường
4. Chi phí trang trí
Hoa cài áo khách mời
Hoa tặng nhà tài trợ, báo cáo viên
Giỏ hoa để bàn
Lẵng hoa lớn
5. Chi phí thuê thiết bị sự kiện
Âm thanh – ánh sáng
Màn hình – máy chiếu
Laptop
6. Chi phí thuê MC
7. Chi phí văn nghệ
8. Chi phí nhân sự
Tuyên truyền
Tiếp tân
Hướng dẫn viên
9. Chụp hình
10. Quay phim
11. Quà lưu niệm

LIÊN HỆ BÁO GIÁ 0964 12 8687
TUẤN VIỆT MEDIA ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP
Chơi với tiền không bao giờ dễ dàng

Nếu bạn không chắc chắn về giá cả hạng mục nào, đừng ngần ngại liên hệ nhà cung cấp để lấy giá cho chính xác. TUẤN VIỆT MEDIA với dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, trọn gói chúng tôi sẽ lập một bảng dự trù kinh phí cho quý khách hàng.

Ngoài ra, những sự kiện mà người muốn tổ chức thường đưa ra một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Khi đó, bạn cần biết “Liệu cơm gắp mắm”. Nếu ngân sách thiếu hụt, chúng ta phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những khoản có mức độ cần thiết thấp để bảo đảm ngân sách đã cho.

Một yếu tố quan trọng khác là “Đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện”. Một event luôn có thể phát sinh những việc chúng ta không lường trước được. Vì vậy, khoản dự phòng này giúp người làm sự kiện hạn chế những rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ phức tạp của từng sự kiện.

Cùng Danh Mục:

Nội Dung Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *